Har du noen gang lurt på hvordan de største selskapene arbeider med ideer og mål? Å brainstorme hundrevis av ideer er lett å gjennomføre, men spørsmålet er hvordan skal man holde struktur på ideene og målene uten å miste fokus på veien?
Å ha et strukturert styringssett er derfor hensiktsmessig, og mange vellykkede selskaper og organisasjoner bruker et system som heter OKR. I dette blogginnlegget skal jeg gå nærmere inn på hva OKR er og hvorfor de mest vellykkede organisasjonene har adoptert dette systemet.
Hva er OKR?
OKR står for Objective, Key Results. Dette styringssettet blir brukt for å sette konkrete, høye mål og sikre fremdrift på de høyest prioriterte aktivitetene til enhver tid.
De viktigste spørsmålene OKR skal besvare er:
- Objective: Hva ønsker vi å oppnå?
- Key results: Hvordan har vi tenkt å komme oss dit?
Når man tar OKR-styringssettet i bruk, er det også viktig å sørge for at det er god kontakt mellom alle ansatte i organisasjonen. Karl Philip Lund fra INEVO skriver at bedriftens objective og key results skal kunne besvares av alle ansatte i bedriften; og resultatet er at intern kommunikasjon forbedres, samt bidrar til å sette bedriften i riktig retning.
OKR-styringssettet ble først popularisert av investoren John Doerr. I 1999 investerte Doerr 12 millioner dollar i Google. Til tross for Google-gründernes høye ambisjoner og fantastisk teknologi, hadde de ikke en ordentlig forretningsplan. Hvordan skulle Google greie å måle deres fremgang? Svaret på dette spørsmålet ble OKR – et system Google fremdeles benytter seg av i dag.
Google er ikke det eneste selskapet Doerr har introdusert OKR til. Doerr oppdaget OKR-styringssettet i 1970 gjennom Andy Grove – også kjent som “faren av OKR”. Siden den tid, har Doerr introdusert OKR til over 50 organisasjoner som har hatt godt nytte av systemet.
Eksempel på OKR
Et OKR skal bestå av et objective og målbare key results:
Objective: Lage en funksjonell og stilig nettside som appellerer til målgruppen
KR1: Få 2000 besøkende på nettbutikken innen 10. juni (5/10)
KR2: Få 100 påmeldinger på e-post innen 10. juni (5/10)
KR3: Få 1000 følgere tvers gjennom sosiale kanaler (8/10)
I tillegg til objectives og key results, måler man hvor sannsynlig det er at man fullfører aktiviteten. Sannsynlighetsnivåene er representert i parentes bak KR-ene fra nivå 1-10, hvor 1 er lite sannsynlig og 10 er høyst sannsynlig.
Fordelene med OKR
Det finnes flere fordeler med OKR, men de viktigste fordelene er tre ting: bedre fokus, synkronisering blant ansatte og høy engasjement.
Bedre fokus
Fokus handler om hva vi velger å gjøre som en bedrift og hva vi ikke gjør, skriver den amerikanske forfatteren Christina Wodtke. Å jobbe med forskjellige mål uten en ordentlig plan kan fort oppleves som rotete og usystematisk; man mister altså fokus.
Ved å implementere OKR, tvinges man til å prioritere det som er viktig for bedriften. Man har klare og målbare aktiviteter som skal gjennomføres, og fører til at bedriften holder fokus på det som er viktig.
Synkronisering blant ansatte
Hvordan sørger man for at alle i bedriften jobber mot samme mål? At alle er “on the same page” er viktig for å kunne krysse av sine objectives.
I et intervju ble tidligere CEO av Twitter Dick Costolo stilt spørsmålet: “Hva har du lært fra Google som du førte med videre til Twitter?”.
Han svarte at OKR var en flott måte å hjelpe alle i bedriften å forstå hva som er viktig og hvordan man skal måle hva som er viktig. OKR er en flott måte å sørge for at alle i bedriften forstår hvordan man skal måle suksess og strategi, legger Costolo til.
The thing that I saw at Google that I definitely have applied at Twitter are OKRs – Objectives and Key Results. Those are a great way to help everyone in the company understand what’s important and how you’re going to measure what’s important. It’s essentially a great way to communicate strategy and how you’re going to measure strategy.
– Dick Costolo
Med andre ord er OKR effektiv til å skape et godt samarbeid med alle ansatte i en bedrift. Med en inspirerende objective, sørger man for å motivere ansatte til å nå mål.
Høy engasjement
Riktig bruk av OKR sørger ikke bare for økt fokus og bedre kommunikasjon blant ansatte, men OKR hjelper også på engasjement. Hvordan bidrar OKR til et høyt nivå av engasjement i organisasjonen?
Nøkkelen til høyt engasjement ligger i å sette stretch goals, i følge Googles offisielle guide i OKR, Re:Work. Stretch goals er definert som ambisiøse mål som er tilsynelatende uoppnåelige. Man skal imidlertid være forsiktig med å sette “uoppnåelige mål”, da dette kan skape en dårlig jobbkultur og demotivere ansatte fra å strekke seg lenger. Allikevel kan slike mål – om satt riktig – motivere de beste menneskene til å jobbe hardere og skape et spennende arbeidsmiljø.
Siden stretch goals skal være ambisiøse, kan det i teorien tenkes at slike mål aldri blir oppnådd. Dette betyr at tydelig kommunikasjon er ekstra nødvendig når man setter stretch goals. Måten Google gjør dette på, er å sette terskelen på suksess på rundt 70%. Å oppnå 100% av målene representerer eksepsjonell og ekstraordinær prestasjon, mens 70% er bemerkelsesverdig.
Med andre ord skal OKR alltid være stretch goals. Målene skal ikke være for lette å oppnå, og heller ikke for vanskelig. Bedriftens objectives er der for å sørge for bemerkelsesverdig prestasjon på lengre sikt.
Unngå de klassiske OKR-feilene
Å starte med noe nytt innebærer at man snubler og gjør feil på veien – og OKR er dessverre ikke et unntak. Det finnes en rekke feil man kan gjøre når man først benytter seg av OKR, men å identifisere hvilke feil som finnes og lære hvordan man skal unngå dem gjør at man lettere når målene sine.
Det er for mange key results
Poenget med key results er å prioritere de viktigste aktivitetene som gjør at man når objective. Key results er en representasjon av dine prioriteter. Å ha for mange key results vil resultere til at man mister prioritet og oversikt, som til slutt skaper vanskeligheter og forvirring.
En god mengde med key results er 3 og bør ikke overstige 5 per objective.
If everything is a priority, nothing is
Målene er ikke målbare
Det er lett å blande key results og gjøremål. Dersom KR-ene ikke er målbare, er det kanskje bedre å sette de som gjøremål. Key results bør være målbare, da hensikten er å hjelpe deg til å nå objective.
Objectives og key results blir brukt omhverandre
Det viktigste med objectives er at de skal være inspirerende og gjennomførbart uten å være avhengige av hverandre, skriver Karl Philip Lund fra INEVO. Alle i teamet skal kunne bidra til å nå målet uten å peke på hverandre dersom målet ikke blir nådd.
Objectives skal være et overordnet mål som gjør at alle i teamet blir inspirert til å jobbe hardere. Derfor vil “dårlige” objectives ofte se slik ut:
- Øke salget med 50%
- Doble nettrafikk
- Få månedtlig omsetning på minst 100 000-,
Slike “objectives” passer bedre som key results. På en annen side, ser gode objectives slik ut:
- Dominere kaffebransjen i Oslo
- Opprette et fullt fungerende og stilren nettbutikk
Hvordan vi jobber med OKR
I forbindelse med eksamensoppgaven i e-varehandel, har vi fått i oppgave av å blant annet sette opp en nettbutikk. Vi ble introdusert til OKR-styringssettet av foreleser Karl Philip Lund og ble oppfordret til å benytte oss av dette under eksamensperioden.
Som en gruppe, jobber jeg sammen med mine medstudenter Pernille Skei og Gerd Jung Reiersen. Gjennom ukentlige møter på videochat, går vi gjennom våre key results og diskuterer vår objective. Siden vi nettopp har startet med OKR, har vi måttet gjøre endringer på veien. Vi rapporterer ukentlig på en online plattform kalt Basecamp, som er et nyttig verktøy for å holde OKR organisert på en plass.
Resultatene har vært positive, og vi har alltid et tydelig mål som vi jobber mot. Vi vet hva som er forventet av oss og hvordan vi alle kan bidra for å nå vår objective.
Hvordan kommer du til å jobbe med OKR?
// Kim
Kildehenvisning
Castro, Felipe (i.d). What is OKR. Hentet den 02.05.2020 fra: https://felipecastro.com/en/okr/what-is-okr/
Google Re:Work (i.d) Bring OKRs to your organization. Hentet den 02.05.2020 fra: https://rework.withgoogle.com/guides/set-goals-with-okrs/steps/bring-OKRs-to-your-organization/
Wodtke, Christina (2016). Hentet den 02.05.2020 fra: https://www.quora.com/What-are-the-key-benefits-of-OKR
